Excel og Google regneark er gode verktøy. Det er raskt å komme i gang, alle kan bruke det, og det koster nesten ingenting. Men i mange elektrobedrifter har et enkelt regneark vokst seg til et halvferdig fagsystem som bare én person forstår. Da sparer ikke arket lenger tid. Det stjeler den.
De fleste elektrobedrifter har minst ett regneark. Det kan være kalkylen dere bruker til tilbud, timelistene til montørene, materiellisten, oversikten over periodiske kontroller eller arket som viser hvilke jobber som er ferdige, men ikke fakturert. Det fungerte fint da det ble laget. Så kom det en ny fane, noen nye kolonner, en makro og en kopi som heter «kalkyle_NY_endelig_v3.xlsx».
Poenget er ikke at Excel er dårlig. Poenget er å se når arket har fått en jobb det ikke ble laget for.
Fem tegn på at regnearket har vokst fra seg
1. Ingen vet hvilken versjon som er riktig
Kalkylen ligger på e-post, på serveren og på PC-en til prosjektlederen. Før du kan stole på en pris eller en timesats, må du spørre noen om arket er oppdatert. Hver gang det skjer, går det tid. Og hver gang noen regner i en gammel kopi, går det ut tilbud med feil pris.
2. Én person «eier» arket
Det finnes én i bedriften som vet hvordan formlene henger sammen, hvilke celler du ikke må røre, og hvorfor fanen heter «IKKE SLETT». Når den personen har ferie, er syk eller slutter, stopper tilbudsarbeidet opp. Det er ikke et Excel-problem. Det er en sårbarhet for hele bedriften.
3. Dere skriver det samme flere ganger
Montøren skriver timer og materiell på en lapp eller i en melding. Noen på kontoret taster det inn i Excel. Så skrives det inn på nytt i ordresystemet eller regnskapet før fakturaen kan gå. Hver gang tar det noen minutter og gir en ny mulighet for feil. Glemte timer og materiell som aldri blir fakturert, er penger rett ut av vinduet.
4. Arket blir tregt, skjørt eller fullt av unntak
Formlene har blitt så lange at ingen tør å endre dem. Prisene på materiell oppdateres for hånd, og ingen vet helt når det skjedde sist. Det finnes egne rader for faste kunder og fargekoder som bare noen forstår. Når et verktøy krever mer forsiktighet enn jobben det skal hjelpe med, har det blitt en bremse.
5. Flere trenger det samtidig, også ute på jobb
Excel er laget for én person ved en PC. Når montøren på byggeplassen, prosjektlederen på befaring og kontoret skal se og oppdatere den samme informasjonen samtidig, gjerne fra mobilen, blir det fort rot. Da får dere låste filer, endringer som blir overskrevet og «kan du sende meg siste versjon?».
Kjenner du deg igjen i to eller flere av disse, koster arket sannsynligvis mer tid enn det sparer.
Hva koster regnearket egentlig?
Det er lett å tro at regnearket er gratis. Lisensen er nesten gratis. Tiden er det ikke.
Et regneeksempel: Tre personer bruker hver 20 minutter om dagen på å lete etter riktig versjon, føre over timer og rette feil. Det blir én time om dagen, fem timer i uka og rundt 230 timer i året. Med en internkostnad på 700 kroner timen er det over 160 000 kroner, bare i tid. Da har vi ikke regnet med tilbud som går ut med feil pris, eller timer som aldri blir fakturert.
Tallene er bare et eksempel. Regn gjerne på deres egen hverdag: Hvor mange minutter går med, hvor ofte, og hvor mange er involvert?
Hva er alternativene?
Det finnes ikke ett riktig svar. Det kommer an på hva arket gjør i dag, og hvor viktig det er for driften.
Rydd i arket. Noen ganger holder det å samle filen på ett sted, låse formlene, fjerne gamle faner og gi én person ansvaret. Det er billig og raskt, og det kan være nok.
Ta i bruk et ferdig system. Hvis arket i praksis er en timeliste, en vaktliste eller en enkel kundeoversikt, finnes det gode standardløsninger for håndverkere. Da betaler dere en fast pris i måneden og slipper å vedlikeholde noe selv.
Koble systemene sammen. Hvis problemet er at timer, materiell og ordre skrives inn flere steder, kan en integrasjon fjerne dobbeltarbeidet uten at dere må bytte ut alt.
Lag en enkel løsning som passer dere. Hvis arket inneholder bedriftens egne priser, påslag og måter å regne på, er det ofte der verdien deres ligger. Da kan det lønne seg med en enkel app eller nettløsning som gjør det samme som arket gjør i dag, bare tryggere, raskere og tilgjengelig for flere samtidig, også på mobilen ute på jobb.
Slik kommer du deg ut av regnearket uten å miste kontrollen
En overgang fra Excel trenger ikke være et stort prosjekt. Det viktigste er å gjøre ting i riktig rekkefølge.
Finn ut hva arket faktisk gjør. Skriv ned hvem som bruker det, hva de legger inn, hva de henter ut og hvilke regler som ligger i formlene. Det ligger ofte mye kunnskap gjemt i et gammelt kalkyleark.
Skill mellom data og regler. Kunder, varenumre og jobber er data. Påslag, timesatser og rabatter er regler. Begge deler må være med, men de håndteres forskjellig i et nytt system.
Rydd i dataene før dere flytter. Fjern dubletter, gamle varer og felt ingen vet hva betyr. Det er mye enklere å rydde før enn etter.
Start med det som gnager mest. Ta den delen som skaper mest frustrasjon først, for eksempel timeføring eller tilbud. Resten kan komme senere.
Kjør gammelt og nytt side om side en kort periode. Da ser dere at tallene stemmer før arket blir pensjonert.
Sørg for at dere kan hente ut dataene. Selv om dere går bort fra Excel, er det greit å kunne ta ut en oversikt til et regneark når det trengs.
Når regnearket fortsatt er riktig verktøy
La oss si det rett ut: Excel er ofte det beste verktøyet. Til analyser, raske beregninger, budsjettutkast og oversikter som én person bruker, er det vanskelig å slå. Problemet er ikke regnearket i seg selv, men når det blir brukt som et system som hele bedriften er avhengig av hver dag.
Trenger du hjelp?
Hos Ambit tar vi gjerne en gratis prat på 45 minutter om det ene regnearket som stjeler mest tid hos dere. Etterpå får du en kort oppsummering på e-post med de tre grepene som gir mest effekt, enten det er å rydde i arket, ta i bruk et ferdig system eller lage noe som passer akkurat deres arbeidsdag.
Vi har selv laget Pluggi, et verktøy som hjelper elektrobedrifter med kalkulasjon og tilbud. Vi vet derfor hvor mye tid som kan gå med til regneark og etterarbeid.
Ta kontakt, så finner vi ut om regnearket ditt har vokst fra seg.